BABOK V3 tekniklerinin incelenmesini tamamlayacağımız bu yazıda, toplam 25 teknikten, tekniklerin tanımlarından ve kullanım amaçlarından bahsedeceğiz. Önceki haftalarda yayınladığımız ilk 25 tekniğin bulunduğu yazıya buradan ulaşabilirsiniz.
Bu yazı kapsamında, BABOK V3’te yer alan aşağıdaki iş analizi tekniklerini inceleyeceğiz:
10.26. Item Tracking
10.27. Lessons Learned
10.28. Metrics and KPIs
10.29. Mind Mapping
10.30. Non-Functional Requirements Analysis
10.31. Observation
10.32. Organizational Modeling
10.33. Prioritization
10.34. Process Analysis
10.35. Process Modeling
10.36. Prototyping
10.37. Reviews
10.38. Risk Analysis and Management
10.39. Roles and Permissions Matrix
10.40. Root Cause Analysis
10.41. Scope Modeling
10.42. Sequence Diagrams
10.43. Stakeholder List, Map, Personas
10.44. State Modeling
10.45. Survey or Questionnaire
10.46. SWOT Analysis
10.47. Use Cases and Scenarios
10.48. User Stories
10.49. Vendor Assessment
10.50. Workshops
BABOK V3 Teknikleri 2. Bölüm
10.26. Item Tracking (Öğe Takibi)
Bu teknik, çözüm üzerinde etkisi olan durumların ve paydaş endişelerinin yakalanıp sorumlularına atanması amacıyla kullanılır. İş analistlerinin paydaş endişelerini adreslemesi için kullandığı düzenli bir yaklaşımdır. Paydaşlar bazı öğe tiplerini aksiyon, varsayım, kısıt, bağımlılık, kusur, geliştirme ve olay olarak tanımlayabilirler. Bu teknik öğeyi, endişenin ve etki seviyesinin ilk tanımlanmasından kabul edilen kapanışına kadar takip eder.
10.27. Lessons Learned (Öğrenilmiş Dersler)
Başarıların, gelişim fırsatlarının, başarısızlıkların ve önerilerin gelecek proje veya proje fazlarının performansının geliştirilmesi için derlenmesi ve belgelenmesi amacıyla bu teknik kullanılır. Öğrenilmiş dersler seansı, aynı zamanda retrospective (geçmişe yönelik) olarak da bilinir, gelecek işlere dahil edilebilecek iş analizi süreçlerinin ve teslimatlarının değişimini veya başarıları tanımlamaya yardımcı olur. Temel paydaşların kabul edebileceği her formatta bu belge hazırlanabilir.
10.28. Metrics and Key Performance Indicators (KPIs) (Ölçüler ve Temel Performans Göstergeleri)
Çözümü, çözüm bileşenlerini ve paydaşların için diğer önemsediği konuların performansını ölçmek amacıyla kullanılır. Metrik, bir kurumun ilerlemeyi ölçebilmesi için kullandığı ölçülebilir seviyedeki göstergedir. Gösterge, bir amaç, hedef, çıktı, aktivite veya ileriki girdilerin elde edilmesi için süreçteki gelişmeyi temsil edecek belirli sayısal ölçümlere denir. Raporlama da paydaşları metrikler ve göstergelerle ilgili belirli aralıklar ve formatlar ile bilgilendirme sürecidir ve bu tekniğin bir parçasıdır.
10.29. Mind Mapping (Zihin Haritalama)
Zihin Haritalama düşünce, fikir ve bilgileri açık bir şekilde ifade etmek ve yakalamak için kullanılır, doğrusal olmayan bir diyagramda not alma şeklidir. Zihin haritaları görselleri, kelimeleri, renkleri ve ilişkileri kullanarak düşünce, fikir ve bilgileri bir yapıda oluşturmak amacıyla kullanılır. Bir zihin haritasında ikincil fikirlerle desteklenen merkez bir fikir bulunur ve bunu gerektiği kadar katmanda fikirler bağlanarak takip eder.
10.30. Non-Functional Requirements Analysis (Fonksiyonel Olmayan Gereksinim Analizi)
Fonksiyonel gereksinimlerin ne kadar iyi performans göstermesi gerektiğini tanımlayan gereksinimleri araştıran tekniktir. Belirli davranışlardan ziyade (fonksiyonel gereksinimler olarak adlandırılır) bir sistemin işleyişini değerlendiren kriterleri belirtir. Kalite gereksinimleri olarak da bilinirler. Genellikle yazı formatında açıklayıcı deyimler veya matrisler şeklinde ifade edilirler.
10.31. Observation (Gözlemleme)
Aktivite ve aktivitelerin bağlamları izlenmek suretiyle bilgi toplamak için kullanılan tekniktir. İhtiyaçları ve fırsatları belirlemek, iş süreçlerini anlamak, performans standartlarını tayin etmek, çözüm performansını değerlendirmek ve eğitim ile gelişimi desteklemek için dayanak olarak kullanılır. Job shadowing (işbaşı eğitimi) olarak da bilinir. Bir aktiviteyi, aktivite sahibi tarafından gerçekleştirilirken gözlemlemek anlamına gelir.
10.32. Organizational Modeling (Kurumsal Modelleme)
Bu teknik, bir kurumdaki rol, sorumluluk ve raporlama yapılarını tanımlamak ve bu yapıları kurumun amaçları ile hizalamak için kullanılır. Bir kurum veya kurumdaki birimin nasıl yapılandığını tanımlar. Bir birimin amacı bir grup insanı belirli bir amaca ulaşmak için bir araya getirmektir. Grup, kendini oluşturan kişilerin ortak yetkinlik ve bilgileri düzeyinde olduğu veya belirli bir pazara hizmet ettiği sebebiyle oluşturulabilir.
10.33. Prioritization (Önceliklendirme)
Paydaş kararlarını kolaylaştırmak ve iş analizi bilgileri arasındaki göreceli önemi anlamak için iş analistine bir çerçeve sağlar. Önem derecesi değer, risk, uygulama zorluğu veya diğer kriterlere göre belirlenebilir. Bu öncelikler, hangi iş analizi bilgilerinin ileriki analizlerde adresleneceğini, hangi gereksinimlerin en önce uygulanması gerektiğini veya ne kadar zaman veya detaylı çalışma ayrılacağını saptamak için kullanılır.
10.34. Process Analysis (Süreç Analizi)
Bir sürecin yeterliliğini ve etkililiğini ölçmenin yanı sıra değişim için fırsatları tespit edebilme yeteneğini de değerlendiren tekniktir. İş analisti bir süreci analiz ederken:
- Sürecin kuruma nasıl değer kattığını veya değer yarattığını,
- Sürecin kurumun amaç ve stratejileri ile nasıl hizalandığını,
- Sürecin hangi derecede yeterli, etkili, tekrarlı, ölçümlenen, kontrollü, kullanılan ve şeffaf olduğunu ve olması gerektiğini vb araştırır.
10.35. Process Modeling (Süreç Modelleme)
Süreç modelleme, işin nasıl yerine getirildiğini gösteren ve süreç analizine dayanak sağlayan standartlaştırılmış grafik modeldir. İş veya aktivitelerin sıralı akışını tanımlar. Bir iş süreç modeli, bir kurum veya kurumun bir bölümünün iş akışını belirli görevler ve aktiviteler aracılığı ile tanımlar. Bir sistem süreç modeli ise bilgisayar sistemindeki programlar veya birimler arasındaki sıralı kontrol akışını tanımlar.
10.36. Prototyping (Prototip çalışması)
Gereksinimlerin model veya tasarımını iteratif bir süreçle yaratarak paydaş ihtiyaçlarını toplamak ve doğrulamak için kullanılır. Aynı zamanda kullanıcı deneyimini en iyi hale getirmek, tasarım seçeneklerini değerlendirmek ve iş çözümünün son haline temel olmak için iş analizi süreçlerinde kullanılır. Ürün tasarımı için kanıtlanmış bir yöntemdir. Sonuç çözümün erken bir modeli (prototipi) sunulur.
10.37. Reviews (Gözden Geçirme)
Çalışma ürününün içeriğinin değerlendirilmesi için kullanılan tekniktir. İş analizi çalışma ürünleri için farklı tipte gözden geçirme işlemleri yürütülebilir. Her gözden geçirme, bir kişinin yetenek veya eylemleri yerine bir çalışma ürününe odaklanır. Çalışma ürünü birçok teslimat paketinden, tek bir teslimattan, teslimatın bir bölümünden veya devam eden bir işten oluşabilir.
10.38. Risk Analysis and Management (Risk Analizi ve Yönetimi)
Çözümün sağladığı değeri olumsuz etkileyebilecek belirsizlik alanlarını tespit etmek, bu belirsizlikleri analiz edip değerlendirmek ve bu riskleri yönetmek için kullanılan tekniktir. İş analisti riskleri önlemek, azaltmak veya düzenlemek için plan yapar ve gerektiğinde bu planları uygular. Risk yönetimi sürekli bir aktivitedir. Paydaşlara sürekli danışma ve iletişim kurulması yeni risklerin tanımlanması ve mevcut risklerin izlenmesine yardımcı olur.
10.39. Roles and Permissions Matrix (Görev ve İzin Matrisi)
Sorumlulukları listelemek, rolleri tanımlamak, eksik rolleri keşfetmek ve planlı değişiklik sonuçlarının haberleşilmesi ile tüm aktivitelerin kapsandığının garantiye alınması amacıyla kullanılır. Bir rol ortak fonksiyonlara sahip bir grup insanın ortak etiketidir. Her fonksiyon bir veya birden fazla çözüm aktivitesi ile resmedilir. Bir aktivite atama organları tarafından bir veya birden fazla rollerle ilişkilendirilebilir.
10.40. Root Cause Analysis (Kök Neden Analizi)
Bir sorun altındaki asıl sebebi tanımlayan ve değerlendiren iş analizi tekniğidir. Bir sorun veya durumun yalnızca etkileriyle ilgilenmek yerine sorunun köklerine odaklanarak sistematik şekilde araştırılmasıdır. Etkileri meydana getiren birden fazla kök neden olması ihtimaline karşılık iteratif olarak uygulanması gereken bir tekniktir.
10.41. Scope Modeling (Kapsam Modelleme)
Bir veya birden fazla limit tanımlama ve bu limitlerin iç ve dış sınırlarını belirlemek için kullanılan tekniktir. Genellikle kontrol, çözüm, değişiklik veya bir ihtiyacın sınırlarını tanımlamak için kullanılır. Bu modeller kapsam içi, kapsam dışı veya ikisini birden içeren elemanlar bulundurabilirler. Kapsam modelleri kontrol, ihtiyaç, çözüm ve değişiklik kapsamının sınırlarını anlayabilmek için temel oluştururlar.
10.42. Sequence Diagrams (Sıralama Diyagramları)
Sistemdeki nesneler arasında gönderilen bilgileri göstererek kullanım senaryolarının mantığını modellemek amacıyla kullanılırlar. Süreçlerin veya nesnelerin kullanım senaryosu ile nasıl etkileştiklerini gösterirler. Diyagramda senaryoyu icra eden sınıflar ve bunlar arasında iletilen mesajlar gösterilir.
10.43. Stakeholder List, Map, or Personas (Paydaş Listesi, Haritası veya Karakteri)
Paydaşların ve karakteristik özelliklerinin analiz edilmesi için iş analistine yardımcı olan tekniktir. Bu analiz tüm gereksinim kaynaklarının belirlenip belirlenmediğini öğrenmek için önemlidir. Önerilen bir girişimden etkilenen ve ortak iş ihtiyaçlarını paylaşan paydaşların belirlenmesini içerir.
10.44. State Modeling (Durum Modelleme)
Sistemdeki varlıkların olası farklı durumlarının, bu varlıkların bir durumdan başka bir duruma nasıl geçtiğinin ve varlığa tüm durumlarda ne olabileceğinin tanımlanması ve analiz edilmesi amacıyla kullanılır. Bir varlık bir sistemdeki nesne veya konsepttir. Bir varlık birçok süreçte kullanılabilir. Her bir varlığın yaşam döngüsünün bir başı ve sonu bulunur.
10.45. Survey or Questionnaire (Anket veya Soru Formu)
Göreceli kısa bir zamanda yapısal yaklaşım ile bir grup insandan iş analizi bilgilerinin –müşteri, ürün, iş pratikleri ve davranışlarla ilgili bilgiler dahil- toplanmasına yarayan tekniktir. İlgili alandaki paydaşlara ve konunun uzmanlarına bir dizi soru göndererek gelen cevapların bir araya getirilmesi ve analiz edilmesidir. Kapalı uçlu ve açık uçlu olmak üzere iki tip soru içerirler. Kapalı uçlu sorular evet/hayır tipi daha önceden belirlenmiş cevaplar alınabilecek sorulardır. Açık uçlu sorular ise kişinin serbest formatta cevap verebileceği ve daha fazla bilgi edinilebilecek tipte sorulardır.
10.46. SWOT Analysis
Bir kurumun hem içerde hem dışarda güçlü yönlerini, zayıf yönlerini, fırsatlar ve tehditlerini değerlendiren basit ama etkili bir araçtır. SWOT analizinde kullanılan dil kısa ve öz, kesin, gerçekçi ve kanıtlarla desteklenebilirdir. SWOT analizi tüm kurumdan, bir bölüme, bir iş biriminden bir projeye kadar her ölçekte uygulanabilir.
10.47. Use Cases and Scenarios (Kullanım Gereklilikleri ve Senaryolar)
Bu teknik, bir amaca erişmek için bir kişi veya sistemin modellenen çözüm ile nasıl etkileşeceğini tanımlamaya yarar. Birincil aktörün bir amaca erişebilmesi için birincil aktörün, çözümün ve ikincil aktörlerin arasındaki etkileşimleri tanımlar. Genellikle birincil aktör tarafından tetiklenir ancak bazı yöntemlerde başka bir sistem veya dışsal bir olay veya zamanlayıcı ile tetiklenebilirler. Kullanıcı senaryoları çözümün desteklediği olası çıktıları tanımlarlar.
10.48. User Stories (Kullanıcı Hikayeleri)
Kullanıcı hikayesi belirli bir paydaşa değer katan fonksiyonalite ve nitelik özelliklerinin küçük, az ve öz ifadelerini belirtir. Kullanıcı hikayeleri, ihtiyaçları anlama ve çözüm önceliklendirme, tahminleme ve planlama için temel oluştururlar. En çok kullanılan format kim, ne ve neden sorularına cevap verir.
Örneğin; “Bir <kim> olarak, <ne> ihtiyacım var, çünkü <neden>.” şeklinde kısa cümlelerdir.
10.49. Vendor Assessment (Tedarikçi Değerlendirmesi)
Bir ürün veya servisin koşullarına ilişkin taahhüdü yerine getirme yeteneğinin değerlendirilmesi tekniğidir. Çözümün bir parçası dış tedarkiçiler tarafından sağlandığında veya çözümün tamamı dış tedarikçiden istendiğinde, üçüncü parti katılımı ile ilgili bazı gereksinimler olabilir. Tedarikçinin finansal açıdan sağlam, belirli kaynak seviyesini sürdürebilme yeteneği, standartlara uygun ve çözümü destekleyebilmesi için uygun yetenekli çalışanı sağlayabiliyor olması gerekebilir.
10.50. Workshops (Atölye)
Önceden tanımlı bir amaca yönelik işbirliği yapmak için paydaşların bir araya getirilmesidir. Konsantre zamanda ana paydaşlar ve konunun uzmanlarının katıldığı odaklanılmış bir etkinliktir. Planlama, analiz, tasarım, kapsam belirleme, gereksinim toplama, modelleme veya bunlardan herhangi birinin kombinasyonunun değerlendirilmesi amacıyla workshop düzenlenebilir.
Kaynak: BABOK Guide V3, Chapter 10.Techniques
Meltem İPEK UMUTLU
BA-Works Kıdemli İş Analisti