Etki analizi (impact analysis), iş taleplerinde olası değişiklikler sonucunda başarılı bir gereksinim yönetimi gerçekleştirmek için iş analistleri tarafından yapılması gereken önemli bir çalışmadır. Etki analizi çalışmasını kurum kültürüne kazandırabilmek ve doğru bir şekilde uygulayabilmek için öncelikle “değişim” in hayatın bir parçası olduğunu kabullenmek gerekmektedir..
İş ihtiyaçları ve gereksinimler neden değişir?
Gereksinimlerin değişmesini tetikleyen temel faktörleri iki gruba ayırabiliriz:
1. Kontrolümüz Dışında Gelişen Faktörler
· İçinde bulunulan ortamın, koşulların veya pazarın değişmesi sonucu, şirket stratejilerinin değişmesi
· Teknolojinin değişmesi
· Yeni yasal zorunluluk ve kuralların tanımlanması ya da değişmesi
· Organizasyon ya da paydaşların değişmesi
2. Analiz Süreçleri ile İlgili Faktörler
· Gereksinimlerin yeterli olgunlukta ve doğru şekilde tanımlanmaması
· Proje paydaşlarının doğru şekilde belirlenmemesi ve ürünün kullanımında kritik rol oynacak kişilerin projeye geç dahil edilmeleri ya da hiç edilmemeleri
· Paydaşlarla uzlaşılmayan konuların proje sürecinde açık nokta olarak ya da karar verilecek madde olarak (To be discuss item) sürekli ötelenmesi
· ‘Unknown unknown’ grubuna giren, projenin ileri safhalarında karşımıza çıkacak, entegrasyon noktaları ile ilgili problemleri ön görememiz
· Doğru sorular sormayarak paydaşların temel ihtiyaçlarını tanımlamasını sağlayamamak
Değişiklik Taleplerini Engellemek Mümkün müdür?
İş analisti olarak, gereksinim yönetimi sürecinde 1. grup olarak belirtiğimiz ve kontrolümüz dışında gelişen faktörlere dayandırılan değişiklik taleplerini yok etmek mümkün değildir. İçinde bulunduğumuz ortama, yasal zorunluluklara ve teknolojiye adapte olmamız ve bu sebeplerle gelen değişiklik taleplerini yönetmesini öğrenmemiz kaçınılmazdır. Bunun için Değişlik Yönetimi denilen bir kavram da vardır fakat bunu daha detaylı olarak farklı bir yazımızda ele alacağız.
‘Show me some rocks, and I will tell you if it is the right rock!
Bazı paydaşlar neye ihtiyaçları olduğunu elle tutulur bir ürün elde edene kadar tanımlayamazlar. Çoğu iş analistinin yaşadığı bir durumdur. İş birimleri ile toplantılar yapılır, ihtiyaçlar tanımlanır fakat kullanıcı kabul testi aşamasında kullanıcı ürün ile karşılaştığında, aslında ihtiyaçlarının farklı bir şey olduğunu söylerler. Projenin erken safhalarında paydaşlara prototip üzerinden çıktılar göstermek bu tarz problemleri daha erken safhalarda tespit ederek çözüme kavuşturmanıza yardımcı olur.
İş analistleri ve yöneticiler olarak bu ve 2. gruba giren analiz kaynaklı problemleri minimize etmek mümkündür. İyi bir gereksinim yönetimi süreci, metodoloji ve yetkin iş analizi grubu ile doğru soruları sorarak, gereksinimleri eksiksiz, açık ve net bir şekilde tamamlayarak analiz kaynaklı değişiklik taleplerini minimize edebilirsiniz.
Peki Değişiklik Taleplerini Nasıl Ele Almalıyız?
Projelerde karşımıza çıkan, projenin süresini ve bütçesini etkileyecek olan değişiklik taleplerini değerlendirirken mutlaka etki analizi yapılması gerekir.
Etki Analizi Yaklaşımı;
1. İlk yapılması gereken, gelen değişikliğin yapılması ve yapılmaması durumunda mevcut durum üzerinde ortaya çıkabilecek olumsuz etkileri belirlemek. Unutmayın yapabileceğiniz en ufak bir değişiklik Ripple Effect denilen dalga etkisi oluşturabilir.
Örneğin geliştirdiğiniz önyüz ekranına ekleyeceğiniz yeni bir alan size hiç ummayacağınız, test ortamında sizlerin karşılaşamayacağı, ancak canlıya geçince belirli bir yük sırasında ciddi bir kullanıcı kitlesini etkileyebilecek bir performans problemine yol açabilir.
2. Değişiklik yapacağınız sistemi ve etkileneceği tüm sistemleri, fonksiyonları ve tekrar yapılması gerekecek test gibi aktiviteleri belirlemek. İzlenebilirlik (Traceability) kavramı bu noktada çok önemli bir hal alıyor. İzlenebilir sistemler kurmanız etki analizi yaparken birbiriyle ilişkili yapıları kolay bir şekilde görüntüleyebilmenizi sağlıyor.
3. Yapmanız gereken değişiklik gereksinimlerini ve aktiviteleri tanımlamak, ne kadar efor harcayacağınızı tahminlemek.
Etki Analizi Yaparken Sormanız Gereken Sorular
· Değişikliği yapmamanın iş gereksinimlerine ve şirket stratejisine etkisi ne olur?
· Değişiklik talebinin stratejik önemi ve yapılabilirlik derecesi nedir, ne kadar bir efor ile hayata geçirilmesi öngörülüyor?
· Değişiklik talebi, içinde bulunduğum pazara, üretimime, kullanıcıların alışkanlıklarına uygun mudur, herhangi bir yan etki ya da risk öngörülüyor mu?
· Yeni değişiklik talepleri mevcutta gerçekleştirilmeyi bekleyen gereksinimleri etkiliyor mu?
· Değişiklik talebinin hayata geçirilmesi için bağlayıcılık gösteren farklı gereksinimler, teknik yetkinlikler ya da yeni donanım ihtiyaçları olacak mı?
· Birbirleriyle ilişkili yada birbirini etkileyen değişiklik talepleri var mı?
· Değişiklik sonrası iş süreçlerinde ya da organizasyonda bir değişiklik yapmak gerekecek mi?
· Yapılacak değişiklikler mevcut sistem üzerinde herhangi bir performans etkisi ya da kalite ile ilgili problemler oluşturacak mı?
· Mevcut teknik yeterlilik ve çalışan kapasitesi ile bu değişikliği hayata geçirmek mümkün olacak mı?
· Değişiklik sonrası herhangi bir kullanıcı eğitimi ihtiyacı doğacak mı?