Bulundukları konum itibariyle, BT projelerinin bel kemiği olan iş analistlerinin kıdemlerine bakılmaksızın mesleki anlamda sürekli kendilerini geliştirmeleri gerektiğini gözlemlemekteyiz. Sürekli gelişim ancak iş analistinin yaptığı işe olan tutkusu ve merakı ile körüklenip güçlenmektedir.
Bazı iş analistleri mesleki gelişimleri için iş analizi konusunda konferans ve atölye çalışmalarına katılırken bazı iş analistleri ise soft skills olarak adlandırdığımız liderlik, proje yönetimi gibi alanlarda kendilerini geliştirmektedirler.
İş analisti kendisini nasıl geliştirmek isterse istesin iyi bir iş analistinin temelde sahip olması gereken bazı alışkanlıklar vardır. Bu alışkanlıkları Stephen Covey’in “Seven Habits of Highly Effective People” kitabındaki çerçeveye oturtarak ele almaya çalışacağız.
Bu makaledeki alışkanlıklar aslında sadece iş analistlerini ilgilendirmemekte aynı zamanda yazılım geliştirme projelerine dahil olan tüm proje yöneticileri, test mühendisleri, yazılımcılar, sistem mühendisleri, operasyon çalışanları kısacası kendisini profesyonel hayatta geliştirmek isteyen herkesi kapsamaktadır.
1) Tüm Paydaşların Projeye Dahil Olmasını Sağlar
İş analistleri paydaşların birbirlerinden haberdar olmasını, iş birliği içerisinde çalışmasını ve aralarında güven köprülerinin kurulmasını sağlar. Yetenekli bir iş analisti farklı dünya görüşleri olan paydaşlar arasında nasıl iyi ilişkiler kurulacağını bilmelidir.
Peki paydaşlarla iyi ilişkileriniz olup olmadığını nasıl anlarsınız? Aşağıda zayıf, kuvvetsiz ilişkilerin sinyalini veren bir kaç belirti bulunmaktadır:
- Paydaşların dile getirdiği gereksinimler arasında çelişkilerin bulunması
- Paydaşların analiz toplantılarında sessiz oturması, söz almaması, gözlerinin kapanması ya da sıkılması
- Paydaşların projeye katkıda bulunmaması, telefonlarına ve epostalarına cevap vermemesi, proje dokümanlarını incelememesi ve kaynak sağlamaması
- Paydaşların toplantılara geç gelip erken ayrılması ya da hiç gelmemesi
- Farklı grupların birbirinin ihtiyaçlarını anlamaya çalışmaması
- İlerlemenin yavaş olması
- Tartışmaların kısır bir döngü haline gelmesi
- Kararların zor alınması
Bunlardan herhangi biri şirketinizde sürekli yaşanıyorsa paydaşlarla sizin ve paydaşların kendi arasındaki ilişkileri tekrar sorgulamanız gerekmektedir.
Etkili bir iş analisti aşağıdaki gibi bir çalışma ortamı yaratmak için tüm yetkisini kullanmalıdır:
- Paydaşların ortak bir vizyona sahip olması ve iletişimlerinin iyi olması
- Paydaşların birbirleriyle bağlantıyı kurması ve birbirini anlaması
- Paydaşların birbirine ve iş analistlerine güvenmesi
- Paydaşların kendi isteğiyle toplantılara katılması
- Paydaşların kaynakları kendileri ve iş analistlerin ihtiyaçları için kullanılabilir hale getirmesi
- Anlamlı tartışma ve müzakerelerin yapılması
- Toplantılarda doğru sorulara doğru cevapların verilmesi
- Proaktif çift yönlü iletişim kurulması
2) Yeni İş Analizi Tekniklerini Araştırır
Etkili bir iş analisti yeni analiz tekniklerini keşfedip uygulayarak yaptığı işi daha etkili, değerli hatta eğlenceli hale getirebilir. Uzmanlara göre bir iş analistinin kullanabileceği 500’den fazla teknik bulunmaktadır. Aşağıdaki kaynaklardan birkaç tekniğe ulabilirsiniz:
- BABOK dokümanını okuyun. IIBA’nin geniş kapsamlı bu kitabında iş analistleri için 40 kullanışlı teknik bulunmaktadır.
- Akredite eğitim, konferans ve atölye çalışmalarına katılın. Tüm gün ya da birkaç günlük eğitimler iş analistlerine yeni teknikler, trendler ve metodolojiler konusunda bilgi vermektedir. Eğitim firmaları ve üniversiteler tarafından gerçekleştirilen iş analisti eğitimlerine katılabilirsiniz.
- İletişim kurun. Diğer İş analistleriyle düzenli olarak kontak kurun. Onlara yeni teknikleri sorun. Projelerinde neler yaptığını öğrenin, hatalarını sorgulayın İnsan en çok hatalarından bir şeyler öğrenir.
- Takım arkadaşlarınızı izleyin. Hangi tekniği sürekli kullanıyorlar? İşe yarıyor mu? Neden? Bu tekniği daha iyi nasıl kullanabilirim?
- Farklı sektör ve iş kollarını da dinleyin. Unutmayın, farklı sektörler sizin fark yaratmanızı sağlayacaktır. Bir ilkokul öğretmeninden, çiftçiden, bilim adamından ya da aktörden bile teknik öğrenebilirsiniz.
3) Yeni Teknikleri ve Yöntemleri Dener
Yeni teknikleri denemenin zamanı! Durgunluk ve sıkıntı bir iş analistinin düşmanıdır. Yeni teknikleri uygulamak iş analistlerini motive ve meşgul eder ayrıca ilham verir.
Yeni şeyler denemek bazen riskli olabilir ancak çıkabilecek sorunlarla aşağıdaki yöntemleri kullanarak başa çıkabilirsiniz:
- Yeni teknikleri küçük ve az riskli projelerde deneyin. Ya da büyük bir projenin küçük bir kısmında uygulayın
- Yeni tekniği parçalara ayıracak bir yol bulun. Bir parçayı bir analizde kullanın. Böylece işe yarayıp yaramadığını görürsünüz. Daha sonra geri bildirimleri alın hatta gerekiyorsa bununla ilgili eğitim verin
- Yeni teknikleri küçük bir grup içerisinde deneyin. İş arkadaşlarınızı doğru geri bildirim vermeleri için teşvik edin
- Hissedarların neden yeni teknikleri denediğinizi anlamasını sağlayın
- B planınız olsun. Yeni şeyleri denemenin her zaman riski vardır. Kötü senaryoyu düşünün. Yeni tekniğiniz başarısız olursa B planınız nedir?
4) Hazırladığı İş Analizi Planının ve Gereksinimlerin Değişebileceğini Öngörür ve Gerekli Aksiyonları Alır
İş analistlerinin bir projeye başlarken genelde bir bilinmezin içine daldıklarını ve hangi analiz çıktılarını ne zaman elde edecekleri ile ilgili kafalarının karışık olduğunu gözlemlemekteyiz. Sık sık şu soruyla karşılaşmaktayız “Daha ortada doğru dürüst gereksinim yokken herşey çok flu iken analiz planlamamı nasıl yapabilirim ki?” bu sorulara genelde verdiğimiz cevap planın yaşayan bir doküman olduğu, tekrar tekrar revize edilerek güncellenmesi gerektiğidir.
Proje ihtiyaçları ve kapsamı arttıkça, paydaşlarla konuştukça iş analistlerinin tahminlerini gözden geçirip analiz planlarını tekrar değerlendirmesi gerekir.
Projenin ilk başlarında tahminleme yaparak genel bir analiz planlaması yapabilirsiniz, bu doğal bir davranıştır. Burada atlamamanız gereken tek şey bu tahminlerinizden diğer paydaşları da haberdar etmek olacaktır. Tahminleme yapıp bunu paylaşmak dışında:
- Proje yöneticisinin ve diğer takım liderlerinin projenin mevcut durumu ile ilgili düşüncelerinizi anladığından emin olun.
- Analiz planıyla ilgili tahminleriniz hangi faktörlerin değiştireceğini anlamalarına yardımcı olun.
- Kaynak planlaması yapın: projenin başlarında değişiklikleri tahmin etmek için ne yapabilirsiniz? Hangi aracı kullanırsanız daha etkili olur? Hangi çalışanlardan doğru gereksinimleri nasıl alabilirsiniz? Bu soruları sorun.
- Değerine ve risklerine bakın ve buna göre yüksek değerli ve riski yüksek konulara daha fazla zaman harcayın.
İyi bir iş analisti proje değerlerini korumak için yeniden planlama( re-planning) yapmayı bilir. Görevleri birer yap – boz parçası gibi görerek parçaları doğru yerleştirebilmek için çaba harcar.
5) Analiz Dokümanlarında Ekran Tasarımlarına ve Görsellere Yer Verir
Çoğu durumda görsel iletişim yazılı dokümanlardan ya da sözlü anlatımlardan daha etkilidir. İnsanlar görsel bilgileri daha çabuk öğrenir ve akılda tutar. Etkili bir iş analisti görsel iletişimin önemini kabul etmelidir. Dokümanlarında, sunumlarında ve toplantılarda her zaman yeni görseller kullanmalıdır.
Görsel iletişim için aşağıdaki maddelere dikkat etmelisiniz:
- Detaylı görseller yerine genel, kavramsal görseller kullanın
- Sunumu yapacağınız hedef kitlenin ihtiyaçlarını göz önüne alarak görsellerinizi uyarlayın. GMY 20 sayfayı mı gözden geçirmek istiyor? Diğer çalışanlar sadece bir parçaya göz atmak mı istiyor? Buna göre düzenleme yapın.
- Toplantıda tartışmalar başladığında beyaz tahtaya spontane çizimler yapın.
- Sanal toplantılarda da görseller kullanın. Sanal tahtalar, post-it ler akış diyagramları kullanabilirsiniz.
- Görsellerin mükemmel olmasına gerek yok. Bulanık bir görsel bile boş bir sayfa ile sunuma başlamaktan iyidir.
6) Analitik Yetkinlerinin Yanında İletişim ve Müzakere Yetkinliklerini de Geliştirir
İş Analistlerinin görevlerini yerine getirebilmeleri için teknik ve araçlara ihtiyacı vardır Bu teknik ve araçlar olsa da temel davranışsal yetkinlikleri her şeyin önünde gelmektedir. Teknikler araç kutusundaki çekiç, tornavida, pense gibidir ancak yetkinlikler bu araçları nasıl kullanacağımızı ve teknikleri nasıl uygulayacağımızı önemli ölçüde etkiler.
İş analistleri sürekli olarak yetkinliklerini çeşitli yollarla geliştirmelidir. Araştırma yapmak, eğitimler, gözlemlemek ve deneyimlemek bunun için en iyi yollardır.
İş Analistlerinin sahip olması gereken en önemli yetkinlikler aşağıdaki gibidir.
- Kritik düşünme ve problem çözme
- Öğretmek
- Liderlik ve etkilemek
- Müzakere edebilmek
- Kişisel bütünlük
- Organizasyonel bilgi
7) Gereksinim Tanımlama Çalışmalarında ve Karar Alımlarında Şirket İçi Politik Durumları da Gözetir
Politika her organizasyonda vardır. Etkili iş analistleri şirket içi politikaları görmezden gelmez.
Etkili bir iş analisti iyi siyaseti nasıl yapar? Bununla ilgili birkaç fikir:
- Takımını her zaman temel proje değerlerine göre yönlendirir. Gereksinimleri, zaman çizelgelerini, test stratejilerini, proje ve organizasyon değerlerini destekler.
- Veri toplar, objektif analizler yapar. İyi veri doğru cevap vermek için en iyi kaynaktır.
- Empati ile hareket eder. Paydaşların hislerini anlamaya çalışıp onları etkilemek için kullanır.
- Her bir paydaş için “başarı” tanımını anlamaya çalışır.
Kaynak: http://www.batimes.com/angela-wick/seven-habits-of-highly-effective-business-analysts.html