İş Analizinde Kariyer Basamaklarını Roket Hızında Çıkmak için 10 Adım. Yapay Zeka ile Birlikte Artık Herkes İş Analisti Olacak!

Yapay zekanın etkisiyle en az 10 kat artan üretkenlikte ve hızda kullanıcının, müşterinin ihtiyacını, problemini iyi anlamak, doğru soruları sormak daha da önem kazandı. Aynı durum yapay zekaya soracağımız sorular için de geçerli hale geldi. Bu nedenle iş analisti olmasanız bile iş analizinin nasıl yapılacağını, iş analizi yol, yöntem ve tekniklerini en iyi şekilde bilmeniz gerekmektedir. Yapay zekaya doğru soruları sormanın yanında onun verdiği cevapların doğru olup olmadığını, halüsinasyon görüp görmediğini de sorgulamanız gerekmektedir.

Bu makalemde BA-WORKS İş Analizi Hizmetleri çatısı altında 20 yıllık, bireysel danışmanlık hayatımda ise 25 yıllık yerel ve uluslararası proje tecrübelerimde gözlemlediğim iş analiziyle ilgili iyi uygulamaları listelemeye çalıştım. İki parçaya böldüğüm 10 adımlık listenin ilk beş adımını bu makalede bulabilirsiniz. Diğer makaleyi önümüzdeki günlerde yayınlayacağım.

Makalenin başlığında yazdığım üzere “Yapay Zeka ile Birlikte Artık Herkes İş Analisti Olacak!”

İş Analizi terminolojisine hakim olun

“İhtiyaç”, “gereksinim”, “problem”, “ister” ve “spek” bu kelimeler bilişim sektöründe iş analizi yaparken en çok duyduğumuz terimlerdendir. İş analizi terminolojisi sadece bunlarla da sınırlı değil tabi ki; iş gereksinimi (business requirement), kullanıcı gereksinimi (user requirement), fonksiyonel gereksinim (functional requirement), fonksiyonel olmayan gereksinim (non-functional requirement), varsayım (assumption), kısıt (constraint) gibi bir sürü terimi sıralamak mümkün.

Bu terimleri ve terminolojiyi bilmeden sağlıklı bir iş analizi yapmanız ve kullanıcılardan elde ettiğiniz gereksinimleri modellemeniz mümkün değildir. Terminolojiye hakim olup çıkardığınız gereksinimin hangi tür bir gereksinim, bu gereksinimin diğer gereksinim türleriyle nasıl bir ilişki içerisinde olduğunu bilmeniz ve bunları kategorize etmeniz gerekmektedir. Aşağıda gereksinimlerin birbirleriyle olan ilişkilerini özetleyen şekli bulabilirsiniz:

Ancak bu ortak dil sayesinde hem iş analistleri arasında hem yapay zekayla hem de diğer paydaşlarla olan etkileşiminizde sağlıklı bir iletişim yaratıp ilerleme sağlayabilirsiniz. Aksi takdirde bu durum: birileri Çince konuşurken birilerinin Fransızca konuşmasına benzerki, takımlar ve çalışanlar birbirleriyle sağlıklı iletişim kurup iş analizi pratiğini kurumlarında işletemezler.

İş analizi süreçlerini öğrenin

İster yazılım geliştirme metodolojisi olarak Çevik çerçeveleri kullanının isterseniz şelale modelini ister bu modellerde detaylı bir süreç yaklaşımı izleyin isterseniz tüm süreçlerin sadece genel hatlarına değinin bu modellerin tümüne iş analizi süreçlerini entegre etmeniz ve hayata geçirmeniz gerekmektedir.

Süreçleri bir trafik sistemindeki yollara benzetecek olursak otoban veya asfalt yollarınız olmasa bile patika yollarla bu trafik sistemini işletmeniz, ekibinize yol, yöntem göstermeniz gerekmektedir. Bu ihtiyaca yönelik karşımıza çıkan en iyi çözüm International Institute of Business Analysis’in (IIBA) Business Analysis Body of Knowledge (BABOK©) v3’te tanımladığı aşağıdaki altı iş analizi sürecidir:

Bu süreç adımlarını tek başına bilmeniz yetmeyecektir. Ayrıca bu süreçlerin birbirleriyle nasıl bir ilişki içerisinde olduğunu da bilmeniz gerekmektedir:

İş analizi tekniklerini uygulayın

Zaman ve bütçe baskısı altında sıkışan iş analistlerinin en büyük yardımcılarından bir tanesi iş analizi teknikleridir. Bu teknikler sayesinde gereksinimlerin çıkarılmasından, modellenmesine ve test edilmesine kadar birçok iş analizi aktivitesini daha hızlı ve etkili bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. İyi bir iş analistinin bu teknikleri bilmesi ve proje gereksinimlerine göre en uygun tekniği uygulayabilmesi gerekmektedir.

Tek başına tekniği bilmek ve uygulamak demek başarılı olacağınız anlamına gelmemektedir; tekniği doğru ve en iyi şekilde uygulamanız gerekmektedir. Bu da ancak bol bol deneme yanılma ve tecrübeyle olacak bir kazanımdır. Unutmayın iş analistlerini bir mimara benzetecek olursak her mimar Mimar Sinan veya Antoni Gaudí kadar iyi modellemeler, çizimler yapamaz. Tekniklerde kendinizi geliştirmek sizin elinizdedir.

En çok kullanılan teknikler

Toplantılarda farklı paydaş profillerini yönetmeyi öğrenin

İş analistinin en önemli görevi gereksinimleri çıkarıp modellemektir. Fakat bunu yapmak hiç de kolay bir iş değildir. Gereksinimler ortada duran, sizin hemen toplayıp modelleyebileceğiniz materyaller değil; aksine bir maden gibi farklı farklı paydaşlardan kazarak, zorlayarak çıkarıp elde etmeniz gereken birer altın filizidir. Aslında IIBA süreç alanlarından birisi olan Elicitation’ın Türkçe karşılığı bunu en iyi şekilde ifade etmektedir: “ağzından laf alma”.

Gereksinim toplama etkinliklerine katılan farklı paydaş profillerini konuşturabilmek, onların ne istediğini tam anlayabilmek, hatta söylenmeyeni ortaya çıkarabilmek mühendislikten daha çok psikolojik ve sosyolojik bir yetkinliktir. Doğru gereksinim toplama tekniğini kullanmak, iş analizi toplantılarına doğru paydaşları çağırmak, onlara doğru soruları doğru sırayla sormak ve onların psikolojisinden anlamanız gerekmektedir.

En çok kullanılan gereksinim toplama teknikleri

En çok karşılaşabileceğiniz ve zorlanabileceğiniz paydaş psikolojileri

Yazdığınız gereksinimlerin net ve anlaşılır olması gerekmektedir. Yoksa sizin yazdığınız gereksinimden herkes farklı bir şey anlayıp farklı bir şekilde yorumlayabilir. Yukarıdaki gereksinimi gözden geçirdiğimiz zaman aşağıdaki soruların cevaplarını bulamamaktayız:

Bu tür belirsiz gereksinimlerin üstesinden gelmenin en kolay yöntemi çıkardığınız gereksinimleri baz alarak bir test senaryosu yazmaya çalışmanızdır. Eğer bir test senaryosu yazabiliyorsanız gereksiniminiz iyi bir gereksinimdir. Yukarıdaki gereksinim için bir test senaryosu yazmaya çalıştığınızda bunu yazamadığınızı göreceksiniz.

Peki iyi bir gereksinim nasıl olmalı? Cevabı aşağıdaki kriterlerde:

Daha kısa bir kriter listesi arıyorsanız, aşağıdaki SMART listesini de kullanabilirsiniz:

Bu makalemde iyi bir iş analizi için atılması gereken beş adımı listeledim. Diğer beş adımı Part 2’de bulabilirsiniz.

Koray YİTMEN