International Institute of Business Analysis (IIBA), gereksinim döngüsünü yönetmekle sorumlu kişi olarak tanımladığı iş analistinin, iş ihtiyaçlarını belirlemesi gerektiğini belirtir. Bu tanımdan yola çıkarsak, iş analistinin başlıca görevinin gereksinim yönetimi sürecini başarıyla tamamlamak olduğunu söyleyebiliriz. Öyleyse tanımlar bizi çok rahat bir şekilde “İş analisti gereksinim analizi yapar” noktasına götürür. İşte tam bu noktada, iş analisti rolü ve görevi tanımlarında net olarak bahsedilmese de iş analistlerinin bilmeleri gereken bir analiz sürecinin daha olduğunu vurgulamamız gerekiyor.
Gereksinim analizi yapan iş analisti; iş isteklerini anlayacak, çözüm önerilerini getirecek ve nihayetinde gereksinimleri toplamakla kalmayıp, dile getirilmemiş olan gereksinimleri de ortaya çıkarmış hâlde analiz dokümanını oluşturacak. Bu açıdan ele alındığında iş analistinin tüm görevi, gereksinim analizi sürecinde yapılacaklarından ibaret olduğu düşünülebilir.
“Tüm bu gereksinim analizi çalışması kimlerle yapılacak?”
Muhtemelen akla gelen ilk cevap “İş Birimi” olacaktır. Bu durumda, aşağıdaki sorular üzerine biraz düşünmemizde yarar var:
- Her zaman sadece talep sahibi birim ile mi gereksinim analizi çalışılır?
- Proje birden fazla iş birimine dokunuyorsa, gereksinim analiz çalışmasında iş kabulü nasıl alınır?
- Sorularınıza muhatap olacak birden fazla iş birimi varsa, karar alma sürecini nasıl yönetiyorsunuz?
Bu sorular üzerine düşünmeye başlandığında görülüyor ki gereksinim analizi sürecinden önce, iş analistinin proje yönetimi yaklaşımı ile üzerinde çalışılacak talebin kapsamının çizildiği, işe daha tepeden bakarak büyük resmi görmesi gerektiği bir süreç vardır. Tam burada; gereksinim analizine başlamadan önce iş analistlerinin, özellikle proje yöneticisinin yer almadığı projelerde üzerinde çalışması gereken Paydaş Analizi süreci olmalıdır.
Paydaş Analizi Nedir ve Neden Gereklidir?
İş analistlerine proje ile gelen talebin içeriğinde, talebin ilgilendirdiği ve etki edeceği iş birimleri ilk etapta görülemeyebilir veya sadece bir kısmından bahsedilebilir. İşte; iş analistinin temel görevlerinden biri de ilk etapta iletilen talepte adı geçmeyen ancak talebin gerçekleşmesi sonucunda bundan etkilenecek kullanıcı gruplarını, iş birimlerini ve hatta iştirakler gibi diğer kuruluşları da saptamaktır.
Paydaş Analizi Süreçleri
- Paydaşların belirlenmesi:
Sorun veya talep kimi ilgilendiriyor? Çözüm için kimlerin desteği gerekiyor? Çözüm kimleri etkileyecek? - Paydaşların önceliklendirilmesi:
Ürün sahibi kimdir? Kullanıcı kimdir ve kullanıcıların talep ve ihtiyaçları nelerdir? - Paydaşların etki/önem matrisi ile değerlendirilmesi:
Paydaş ile nasıl, ne derecede ve hangi yöntem ile iletişim kurulacak? Hangi paydaş, projeye ne derecede katılımı sağlanacak?
Paydaş analizi, iş analistinin gereksinim analizi sürecine dahil etmesi gerektiği tüm kişilerin (üst düzey yönetici vb.), birimlerin ve kullanıcı gruplarının belirlenmesi ve her bir paydaşın proje üzerindeki etki ve önem derecesinin ortaya çıkarılması için yapılır. Böylelikle, gereksinim analizi sürecinde doğru çalışma grupları ile doğru gereksinimler çıkarılarak analiz başarıyla tamamlanabilecektir.
Ayrıca gereksinim analizi sürecinde, her ne kadar bir çatışma gibi görünse de farklı paydaşların fikir ayrılıkları, paydaşların birbirleriyle görüş alışverişinde bulunması sonucunda yeni fikirlerin ortaya çıkmasına zemin hazırladığı da unutulmamalıdır. Paydaş analizinin eksik yapıldığı durumlarda ise; analiz sürecine dahil edilmeyerek karar sürecinde görüşü alınmayan paydaşlar, er ya da geç yapılan işten etkilenecekler ve nihayetinde proje sürecinin yeniden analiz safhasına dönmesine ya da projenin düşürülmesine neden olacaktır.
Sonuç olarak;
Paydaş analizi sürecinin, projeden etkilenecek ve işi doğrudan kullanacak gruplar ile gereksinim analizi sürecinin çalışılabilmesi için oldukça önemli olduğunu görüyoruz. Paydaş analizi sürecinin atlanmaması ve doğru yapılması, analiz sürecinin eksiksiz ve zamanında tamamlanmasındaki ön koşul olduğu unutulmamalıdır.
Erman Akdeniz
BA-Works