Fransız yazar ve filozof Voltaire, ‘La Bégueule’ adlı şiirinde der ki; ‘the best is the enemy of the good’. Birçok farklı kaynakta ‘Perfect is the enemy of good’ olarak da kullanılmakta olan bu söylem ile iş analizi nasıl ilişkilendirilebilir diye düşünebilirsiniz. Birçok insan en iyi işe sahip olmak, en iyi arabayı kullanmak, en güzel evde oturmak, kariyerinde çok başarılı, evinde mükemmel anne-baba olmak gibi her şeyin mükemmelini arzular ve bu yönde çabalar. Benzer şekilde şirketler de en önce ve en mükemmel şekilde müşterilerine hizmetler sunma yarışındadır. Maalesef bu noktada Mükemmel’i ararken elde edebileceğimiz İyi’den de olmaktayız.
Mükemmel Bir İş Analizi Mümkün Müdür?
“Mükemmel” ulaşılması zor bir noktadır, yüksek kalite için yoğun efor harcamak gerekir. Ölçümlemesi zor, kişiye ya da duruma göre değişebilen bir sıfat olarak nitelendirebiliriz Mükemmel’i. İş analistlerinin ya da görev tanımı ne olursa olsun çözüm üreten ve ürün geliştiren kişilerin, öncelikli amaçlarının ‘Good Enough’ diyebileceğimiz noktaları hedeflemek olduğuna inanıyoruz.
Yeterince iyiye ulaşmak için iş analizi süreçlerinde ve müşterilerinizin ihtiyaçlarını anlamak üzere yaptığınız toplantılarda iş analistlerine çok büyük bir rol düşüyor;
– Doğru soruları sorarak ihtiyacı anlamak,
– Gereksinimlerin önceliklendirmesini yaparken ‘sunduğu değer’, ‘şirket stratejisine uygunluğu’, ‘uygulama zorluğu’ gibi faktörlerin dikkate alınması,
– Böylelikle gereksinimleri temelinde ‘Nice to have’ ve ‘Must Have’ diye gruplayabilmek.
Must-have vs. Nice-to-have
‘Must Have’ gereksinimler mutlaka öncelik verilmesi gereken gereksinimler olmakla beraber, bazen iş birimlerinden gelen ‘Nice to Have’ diye adlandırabileceğimiz gereksinimlerin yarattığı etki kadar büyülü bir etki yaratamıyor. En kötüsü de, iş analistlerinin iş birimleri gibi mükemmeli hedefleyerek bu büyüye kapılmaları oluyor.
İş analistlerinin projelerin başından itibaren temel görevleri kapsam kaymalarını önleyerek her şeyi talep eden iş birimlerini proje stratejisine paralel bir şekilde yönlendirmek, WHAT ve HOW sorularının cevabı olan detay gereksinimleri doğru bir şekilde tanımlamaktır.
80/20 Pareto Prensibi’ni bu noktada sürekli hatırlamalıyız: en çok eforu (yaptığımız işin ) aslında en az kullanılacak olan talepleri (kullanım oranı olacak olan özellikler) karşılamak için harcıyoruz.
Konuyu bir örnekle netleştirelim;
Finans sektöründe bir bankada iş analisti olarak çalışıyorsunuz. Yeni başlayan projeniz için iş birimleri ile toplantılar yapıyor gereksinimleri tanımlıyorsunuz. Projede ilk olarak sormanız gereken ‘WHY’ sorusudur ve cevabı olan iş gereksinimlerinden birisin de ‘Kullanıcıların tüm finansal ihtiyaçlarını karşılayacak ilk online bankacılık kanalına sahip olmak’ şeklinde tanımlandığını düşünelim. İş analisti olarak detay gereksinimleri toplarken iş birimlerinden böyle bir platform için bir çok yaratıcı talep gelecektir.
İş analizi dokümanınızda kullanıcı gereksinimlerini (Use Case) tanımlarken, kullanıcılarınızın en çok kullanacağını düşündüğünüz (� Pareto Prensibini tekrar hatırlayalım) ‘Hesap Açma/Kapama’, ‘Havale Yapmek’, ‘EFT Yapmak’, ‘Kredi Kart Ödemesi’, ‘Döviz Alım/Satım’ gibi use casler ‘Must Have’ olarak tanımlanmalıdır.
İş biriminden gelen, kullanıcılar için ‘Kişiselleştirilmiş Yatırım Hesabı’ gibi fark yaratabilecek bir talep, daha az bir kullanıcı kitlesine hitap edeceği için ‘Nice to Have’ gereksinim olarak önceliklendirilebilir.
Öncelikler projenin hedefine göre doğru belirlenmez ise proje sonunda kişiselleştirilmiş yatırım hesabı sunan ama temelinde havale ya da EFT yapmaya imkan sağlayamayan online bir kanala sahip olarak hedeflediğiniz kullanıcı kitlesine ve kullanım oranına ulaşamayabilirsiniz. Ya da ‘Nice to Have’ taleplerle uğraşırken harcadığınız efor sebebiyle ilk olmak gibi önemli bir hedefi tutturamayarak projeleri başarılı bir şekilde sonlandıramazsınız.
Mükemmel İş Analizi Nedir?
Sorumuzun cevabına gelecek olursak; mükemmel iş analizi:
“Kullanıcının gerçekten ihtiyacı olan (kullanım oranı � olacak olan özellikler) taleplerin doğru şekilde tanımlandığı ve ‘Must Have’ olarak önceliklendirilen bu gereksinimlerin proje kapsamında gerçekleştirilmesine imkan sağlayan analizdir.”
İş analizi ile ilgili daha fazla öneri ve pratikler için “Business Analysis Methodology Book” kitabını incelemenizi öneririz.