Agile dalgalarının sektör kıyılarına çoktan ulaştığı şu dönemde, dalgaların kıyılara bıraktığı en radikal kavramlardan biri “çevik organizasyonlar”. Değişime yanıt verebilmek  ve adaptasyon kasını hızla geliştirmek isteyen organizasyonlar kıyılara vurmuş en büyük hazinelerden faydalanmak istemektedirler. Çeviklik genel bir tanımla açıklansa dahi, organizasyonların kurum kültürleri, müşterilerin ihtiyaçları, piyasa koşulları ve şirket vizyonu ile birebir bağlantılıdır. Tüm bu bağlam doğrultusunda kıyıya vuran hazineden en doğru şekilde faydalanmak için içerisindeki en anlamlı feneri alıp, çeviklik yolunu aydınlatmak şirketlerin birincil dönüşüm hedefleri arasında yer almaktadır. Uluslararası arenadan da pay çıkaracak olursak, “scrum” kutudaki keşfedilmiş kıymetli fenerlerin başında gelmektedir. Scrum çerçevesi altında daha aydınlık bir çevik olma serüveni yaratabileceği su götürmez bir gerçektir; lakin unutulmaması gereken en kritik nokta agile mindset’inin tek esas gerçeklik olduğudur.

  • Süreçler ve araçlardan ziyade etkin iletişim ve bireylerin ön planda olduğu yapılar kurma,
  • Büyük kapsam/analiz dokümantasyonu yerine çalışabilir değerli yazılım oluşturabilme,
  • Sıkı müşteri pazarlıkları yerine müşteri ile iş birliği yapma,
  • Detay planlamalar yerine, değiştirebilir esnek planlama yapısı,

bu mindset’in başlıca temelleridir. En sevdiğim metaforlardan birini sizlerle bu noktada paylaşmak isterim: Mevlana’nın Mesnevi’sinde de bahsettiği gibi, gördüğümüz tüm renkleri farklı organizasyonlarda uygulanan Agile metodolojilere benzetirsek, farklı tonda çokça sayıda renk görmemiz gayet doğaldır. Işığın kırılması sonucu oluşan renklerin temelinde aslında “Işık” olduğunu fark ettiğimiz noktada mindset’in renksiz tek gerçek olduğunu algılamamız daha kolay olacaktır. Şirketler kıyıya vuran ve Agile dalgaların getirdiği hazine kutularından kendi ihtiyaçları doğrultusunda en doğru renkteki fenerle yollarını aydınlatmalıdırlar. Doğru feneri elimize alıp, yolumuzu renklendirdiğimizde ise, biz İş Analistleri bu serüvenin neresindeyiz, analiz aktivitesi yeni dünyada hangi aşamalarda yogun olarak görülmekte gelin birlikte inceleyelim. Çoğu IT firmasının tercih ettiği renklerin temelinde yer alan “scrum” çerçevesinde analiz aktivitelerinden biri; en değerlisi, Refinement!

Kelime olarak tam Türkçe karşılığı tek bir sözcükle belirtilmese dahi, Refinement fırsat ya da problem çözümleri doğrultusunda oluşmuş proje ihtiyaç listelerinin arıtılması, düzenlenmesi gibi benzetimle Türkçeleştirilebilir. Slicing (iş kırma ve küçük parçalara ayırma) aktivitesi üzerinde çokça duran scrum çerçevesinde sağlıklı, kaliteli, canlı bir product backlog listesi yaşatabilmek; böylece sprint planlamalarının daha doğru geçirilerek, sprint backlog’unu sağlam temeller üzerine oturtmak ancak etkin refinement süreçleri ile mümkün kılınır. Epic-Feature-User Story kırılımında işleri, ihtiyaç detaylarını en doğru şekilde tarif etmek; sadece bir sonraki sprint’i değil; birkaç sprint ötesini görüp, puzzle’ın parçalarını anlamlı şekilde bir araya getirmek ve büyük resmi kaçırmamak yine başarılı refinement’ın bize getirdiği kazanımlardandır. PO (Product Owner) şapkası altında gerçekleşen bu aktivitede değer/fark yaratacak takım üyeleri biz iş analistleri olacağız. Gerçek bir refinement sprint için ayrılan sürenin %10’u kadar bir zaman diliminde yapılabilir, geliştirme takımının tamamının katılabildiği bu aktivitede iş analistlerine olan ihtiyaç ise yadsınamaz.

Etkin Refinement Aktivitesi İçin:

1)  Doğru PO Seçimi: Scrum guide’ında açıklamasına baktığımızda PO; geliştirme takımının ürettiği iş ve ürün iyileştirmelerinin maksimizasyonundan sorumludur. Yani “değeri” en yukarı taşımak bu rolün vazgeçilmez görevidir. Vizyonu bilen, takımı vizyon doğrultusunda yelkeni her daim doğru rotaya yönlendirebilen PO’lar refinement sürecinde de etkin rol alırlar. Ayrıca işlerin kırılması, ihtiyaçlar doğrultusunda uygun formatta use case’ler ile iş kabullerinin netleştirilmesi ve sprint süresinden uzun vadeli tasarımlar ile iş analiz aktivitesine katkı sağlarlar.

  • Empowered (Yetkilendirilmiş)
  • Available (%50 zamanını geliştirme takımı, %50 zamanını paydaşlar ile geçiren)
  • Domain Know-How (Ürün ve süreç bilgisi kuvvetli)
  • Accountable (Hesap sorulabilir) gibi kriterler doğru PO seçiminde beklenen yetkinlik ve özelliklerdir.

2)  Backlog Committee (BC) & Slicing Team (ST) Oluşumları: Yapısı daha kompleks, entegrasyon noktası fazla, maliyeti yüksek projelerin yürütüldüğü organizasyonlarda kurulacak bu komite ve benzeri takımlar analiz süreçlerini olumlu yönde destekleyecektir. >M (*t shirt size) işler için önceliklerin belirlenmesinde yer alan bu BC’lerin çıkardığı sonuçlar, işlerin parçalanması sırasında hangi feature’lara öncelik verilmesi gerektiği konusunda da bilgilendirici olacaktır. BC üzerinden çıkan öncelikli proje ihtiyaçları ST’ler tarafından fayda/maliyet analizleri, Kano modeli, Moscow metodu gibi yöntemlerle önceliklendirilerek daha ufak parçalara ayrıştırılır.

3)  PBI (Product Backlog Item) Kavramı: Sağlıklı bir refinement aktivitesi gerçekleştirebilmek için geliştirme takımında yer alan herkesin PBI kavramına bakış açısı yüksek oranda örtüşmelidir. Vizyon perspektifinde değer yaratan feature geliştirmeleri, defect çözümleri, teknik iyileştirme çalışmalarının tamamı PBI olarak algılanmalıdır. İşler analiz edilirken, kırılan en küçük parçaların efor harcanacak her bir task’ı temsil etmesi yerine, sonunda değer odaklı bir fayda sağlıyor olmaları birincil hedeftir.

4)  Why, What, How:  Refinement sürecinde sağlıklı bir çıktı elde edebilmek adına analiz süreci boyunca bu why, what, how sorularına aranacak yanıtlar çok kıymetlidir.

  • Refinement’a ayrılan sürenin %20’si o işi, o projeyi neden yapıyor olduğunuzu kapsamalıdır. Sizi vizyona taşıyor mu, gerekliliği kesinlikle sorgulanmalıdır.
  • Ne yapıyoruz sorusuna ise %50 zaman harcanması doğaldır. İhtiyacı tamamlamak için ne yapılacağının (bir ekranda yeni bir alan açılarak, data kaydedilmesi / bir servis ihtiyacı ile yeni bir entegrasyon yapısına geçilmesi gibi…) tüm detayları ile tanımlanmasıdır. Bu aşamada verilecek doğru yanıtlar zaten user story formatına dönüşmüş ve kabul kriterleri net anlaşılmış item’lar olarak PBI listesinde yer alacaktır.
  • Kalan %30 zaman ise, netleştirilmiş PBI listesi üzerinden nasılın içinin doldurulması ile geçirilebilir. Örneğin parametrik tutulan bir listeye yeni bir ekleme yapılarak, bu değerin tablo yapısında indekslenmesinin sağlanacağı işi gibi.

Bu ilk dört maddeyi değerlendirdiğimizde: Vizyona hakim bi PO ile; BC üzerinden geçmiş ve öncelikli işlerin öngörülebildiği ve bu işlerde feature bazlı iş kırma süreci tamamlanır. PBI kavramına da benzer pencereden bakabilen bir geliştirme takımı why, what, how yanıtlarını doğru oluşturduğu noktada Refinement aktivitesinden beklenenin üzerinde verimli performans çıktıları alınacaktır. Sprint planlama için neredeyse analizi tamamlanmış işler meydana gelmiş olacak, story point yöntemi ile daha hızlı sizing süreci aşılacak ve sprint üzerinde değişime yol açmayacak kadar net yapılarla ilerlenmesi sağlanacaktır.

5)  Review Geri Bildirimlerinin Değerlendirilmesi: Son olarak sprint sonunda bitmiş işlerin bir demo sürecinin yaşandığı review aktivitesinde tüm iş kolları ve paydaşlar ile bir araya gelinir. Burada o an tamamlanan ürün geliştirmeleri üzerinde konuşulsa dahi, tüm iş kollarının vereceği kıymetli geri bildirimler olacaktır. İş analistleri olarak bizler bu geri bildirimleri doğru algılamalı ve review aktivitesini bir analiz sürecine dönüştürmesek dahi, bu bilgileri bir sonraki refinement’ın girdisi olarak mutlaka kullanmalıyız.

Bu kıymetli beş adımın uygulanmasıyla desteklenecek refinement süreçleri sağlıklı Agile döngüsünün oturtulması, acele iş yapma algısından çok daha yalın, çevik yaklaşımın adapte edilmesine fırsat sağlayacaktır. Bu beş adımın her noktasında yer alabilecek olan iş analistleri bu süreçlerin etkin yürütülmesi noktasında üzerlerine düşeni gerçekleştirmelidirler. Hikayeyi nasıl bitirelim derseniz, sektöre vuran Agile dalgalarının taşıdığı her hazineyi deneyimlemek, çeviklik yolumuzu doğru ışıkla aydınlatana dek bulduğumuz fenerleri bir yenisiyle değiştirmek gerekecektir. Tüm takımın gözlerini almayan ama herkesin karanlığını da aydınlatan o doğru rengi, o doğru tonu bulmak için aramaktan vazgeçmemeliyiz. Agile dalgalarını kıyıda bekleyen değil, dalgalara karışıp, kıyılara hazineler bırakabilecek organizasyon oluşumları temennisiyle… 

Bahattin Emre Özdemir
BA-Works