Koronavirüs Pandemisinin neden olduğu yeni dönem iş dünyasında birçok değişiklikleri beraberinde getirdi. Son yılların en popüler konularından biri Dijital Dönüşüm konusuydu ama kimse bu dönüşümdeki ivmenin bir virüs nedeniyle artacağını tahmin edemezdi. Kendimizi yeni bir yaşam modelinin içinde bulduk ve iş dünyası varolan tüm kabullenmeleri tekrar sorgulayarak yeni iş yapma şeklimizi tariflemek durumunda kaldı, hatta bu iş yapma şeklini iş dünyası ve çalışanlar birlikte tanımladı da diyebiliriz.

İş dünyasında değişim her zaman vardı ancak günün belli saatlerinde senkronize olup, kalan zamanda asenkron bir şekilde çalışmaya aşama aşama adapte olduk. Aynı zamanda çoğu sektörde tabu olan “uzaktan çalışma” kavramı, yeni çalışma şeklimizin normali oldu. Zorunlu bir geçişti ve aslında birçok işin remote olarak çözülebileceği de ortaya çıkmış oldu.

Harvard Business Review Türkiye’de yayınlanan bir makalede Julian Birkinshaw, Jordan Cohen ve Pawel Stach’in birlikte yaptıkları araştırma sonuçlarına göre:

– Karantina dönemi gerçekten önemli olan işlere odaklanmaya yardımcı olmuştur. Çalışanlar büyük çaplı toplantılara %12 daha az, müşteriler ya da proje ortaklarıyla etkileşimde oldukları toplantılara %9 daha fazla zaman ayırmıştır.

– Uzaktan çalışma dönemi, çalışanların rutini üzerinde sorumluluk almasına yardımcı olmuştur.

– Uzaktan çalışma döneminde çalışanlar yaptıkları işleri daha değerli görmüştür. Yaptıkları işlerin hem kendileri hem de şirketleri için daha değerli olduğuna inanmaktadırlar.

– Ayrıca bu dönemde eğitim ve gelişim alanlarına ayırdıkları zamanda %7’lik bir artış olurken, meslektaşlarını yönetme konusunda ayırdıkları zamanda %12’lik bir düşüş gözlemlenmiştir. 

Verileri göz önünde bulundurduğumuzda çalışanlar olarak kişisel inisiyatif alma konusunda yetkinliklerimizi artırdığımızı, proje paydaşları ile daha çok etkileşim sağlayabileceğimiz toplantılar organize etmeye başladığımızı söyleyebiliriz. 

İş Analizi bağlamında gözlemlerimizi aktaracak olursak uzaktan çalışma ile ilgili olarak daha önce bahsettiğimiz faydaların yanında endişe yaratan, zorlayıcı konuların bulunduğunu da söyleyebiliriz. Örneğin sosyalleşememek, dirsek temasını kaybedince iletişimde aksamalar yaşanması, yeni bir projeye başlarken gereksinimlerin online ortamda ortaya çıkarılmasında yaşanan zorluklar, ekibe yeni katılan kişilerin adaptasyon sıkıntısı yaşaması, ekipte halihazırda çalışmakta olan kişilerin bazılarında görülen motivasyon kayıpları bu zorluklardan bazılarıdır.

Uzaktan çalışma döneminde projenin kendi rotasında ilerleyebilmesi için İş Analisti olarak bakış açımızı değiştirmemiz önem arz ediyor. Sizlere bu konuda yardımcı olabilmek için neler yapabileceğinizi kısaca derledik:

  • Yöneten değil, orkestrasyonu yapan kişi olun: Sizce de yönetmek kelimesi çok eskilerde kalmadı mı? Özellikle de iş ve özel yaşamın birbirine karıştığı evden çalışma bağlamında, önemli olan proje paydaşlarının enerjisini bir orkestra şefi gibi ele alabilmek, kiminle hangi zamanda etkileşime girmek gerektiğini doğru hesaplayabilmek, mikro-yönetimden ziyade makro düzeyde stratejiyi izlemek daha çok önem kazanmaktadır. Bu konuda daha detaylı bilgi edinmek için Rosenfeld yayınlarından çıkan “Orchestrating Experiences” kitabına göz atabilirsiniz.
  • Empati yapmayı öğrenin: Uzaktan çalışmanın pek çok rahatlığı olduğu yadsınamaz, ancak bütün insanlar evden rahat çalışamıyor olabilir. Bu durumda empati yaparak karşınızdaki kişi ile yapabileceğiniz en verimli toplantı saatlerini öğrenebilir ve birlikte yapmanız gereken işler için optimize edilmiş zamanlar yaratabilirsiniz.
  • Etkin Molalar Verin: Uzaktan çalışmada bazı takım arkadaşlarınız kendini yalnız hissedebilir ve projeye olan bağlılıklarında zaman zaman dalgalanmalar yaşabilir. İş Analisti olarak paydaşlar ile etkin iletişim ve bağ kurabilmek için işle ilgili olmayan kahve sohbetleri organize edebilir, etkileşimi ve motivasyonu yükseltebilirsiniz.
  • Online Görselleştirme Araçlarını Kullanın: Creately, Mural, Lucidchart gibi bir çok cloud bazlı collaboration araçları bulunmakta, arayüzleri de oldukça kolay. Bu araçlarla çizeceğiniz/görselleştireceğiniz  activity diagram, empathy mapping, scope canvas gibi iş analizi teknikleri sayesinde bütün paydaşlarda ortak bir anlayışın oluşmasını sağlayabilirsiniz. Bazen bir sayfa dolusu doküman yazmak yerine, sunacağımız bir görsel konunun çok daha kolay ve kalıcı olarak anlaşılmasını sağlar. Hem zaten insanlar uzun uzun doküman okumayı çok da sevmiyor değil mi 🙂 
  • Toplantıların verimli geçmesini sağlayın: Online toplantılarda gerek yaşanan teknik aksaklıklar gerekse katılımcı sayısının fazla olması gibi sebeplerle gereksiz uzamalar söz konusu olmaktadır. İş Analisti olarak toplantıdan nasıl bir çıktı bekliyorsanız onu önceden belirlemeniz gerekir, yoksa konu dağıldıkça dağılır ve günün sonunda elinizde boşa geçirilmiş birkaç saatten başka birşey kalmayabilir. Katılacak kişiler konusunda da seçici olmanız toplantı odağından uzaklaşmamak için gereklidir. Online ortamda ne kadar odaklı buluşmalar yaratabilirseniz iş analizi bağlamındaki amacınıza daha kolay ve dağılmadan ulaşabilirsiniz.
  • Kendinizi geliştirebileceğiniz online aktivitelere katılın: Uzaktan çalışmanın en büyük avantajlarından birisi de yolda geçirilen zamandan tasarruf etmek oldu. Ayrıca gün içerisinde daha esnek bir çalışma programı yapabiliyoruz. Bunu bir fırsata çevirerek sizi gerek kişisel gelişim olarak gerekse mesleki olarak bir adım daha ileri götürecek aktivitelere katılabilirsiniz. Online eğitimlere kayıt olabilir, virtual konferanslara katılarak network’ünüzü genişletebilirsiniz. Her sene BA-WORKS olarak düzenlediğimiz BAIstanbul konferansı’nı bu sene Virtual olarak gerçekleştireceğiz ve teması da şaşırmayacağınız üzere Virtual Business Analysis 🙂 Siz de bu deneyimin bir parçası olmak isterseniz https://baistanbul.org/ sayfasını ziyaret ederek kaydınızı yaptırabilirsiniz.

Hepinize keyifli çalışmalar dileriz. Görüşmek üzere…