Kapsam kaymaları (Scope Creep) iş analizinde en çok karşılaşılan ve projeleri sıkıntıya sokan konulardandır.
İş analistlerine “Kapsam netleştirme çalışmalarına iş birimlerinin katkıları sizce nedir?” diye sorarsak muhtemelen:
- Durmaksızın yeni özellikler ekliyorlar,
- Mevcut gereksinimleri sürekli değiştiriyorlar,
- Ne istediklerini tam olarak bilmiyorlar
gibi cevapları duyarız.
Peki projelerin süresini uzatan kapsam kaymalarının sorumlusu, gerçekten iş birimleri ya da diğer paydaşlar mıdır? İş analistlerinin payı yok mudur?
Genel olarak paydaşlardan gereksinimlerini tanımlayabilmesi, tüm detay ve süreçler ile iş kurallarını bilmesi bekleniyor. Geleneksel ya da Agile, farklı tip metodolojiler uyguluyor olsanız da iş analistlerinin rolü, keşif fazında iş birimlerinin belki de farkında olmadıkları gereksinimleri ortaya çıkarmaktır. Daha iyi bir gereksinim toplama süreci yürütebilmek için iş analistlerinin beklentilerini değiştirerek, kapsam kaymalarını engellemesi ve bunun için bazı önemli aksiyonlar almaları gerekli.
1. Change your mindset
Bakış açınız ve düşünme şekillerinizi gözden geçirmelisiniz. Gereksinimlerin toplanması (gather) düşüncesini bir kenara bırakarak gereksinimleri ortaya çıkarmayı (elicit) amaç edinmelisiniz.
‘Gathering’ pasif bir aktivitedir, iş biriminin söylediği gereksinimleri toplarsınız, ‘Elicitation’ ise sizi düşünmeye, doğru soruları sormaya teşvik eder ve iş biriminin ifade etmediği ya da edemediği ihtiyaçlarını da ortaya çıkarmanızı sağlar.
2. Customize Your Approach
Her projede aynı teknikler işe yaramayacaktır; çünkü her bir proje kendi dinamiklerini taşır. Bu sebeple projenizin başında projenize ve paydaşlara ulaşabilmek ve etkileşimi tetiklemek için ortak çalışmaya dayalı oyunlar, card sorting, prototyping, yeni analiz framework’leri gibi farklı teknik ve yaklaşımları değerlendirmelisiniz.
3. Focus on the Why and the Value
Kapsam kaymalarını azaltmak için öncelikli olarak “Why” sorusunu sormalı ve cevabına odaklanmalısınız. Projenin ne amaçla yapıldığı herkes için net olduktan sonra paydaşlarınızla birlikte sizi bu amaca ulaştıracak değeri üreten gereksinimleri tanımlamalısınız.
- Hangi sorunu çözmeye çalışıyoruz?
- Hangi ihtiyacı gidermeye çalışıyoruz?
4. Find the Gaps
Projenin en başında tüm soruların cevabını vermek mümkün olmayacak, muhakkak netleşmesi gerekecek açık konular kalacaktır. Bunun normal bir süreç olduğunu kabul ederek öğrenme ve keşfetme fazını daha iteratif bir şekilde farklı toplantılar ya da gereksinim toplama tekniklerini kullanarak ilerletin.
5. Draw Pictures
Unutmayın birçok iş birimi, ihtiyaçları hakkında net bir özet ortaya konana dek ihtiyaçlarının farkında olmayabilirler. Bu sebeple projenin gereksinim toplama çalışmalarında da görsel modeller ile gereksinimleri daha somut hale getirmelisiniz.
6. Let People Think
Emin olun ki düşünmeleleri için biraz zaman tanıyabilirseniz iş birimleri ihtiyaçları hakkında daha iyi karar verebilirler. Örneğin bunu gereksinim belirleme toplantıları aralarında yaparsanız, temsilciler toplantıdan notlarını ekipleri ile paylaşarak mevcut düşüncelerini olgunlaştırarak daha rafine gereksinimlerle masaya geri dönebilirler.
7. Expect Change
Takımlar ne kadar iyi olursa olsun, gereksinim ve kapsamda değişiklikler her zaman sözkonusu olabilir, bu yüzden değişime daima hazırlıklı olmanız gerekli. Eğer hazırlıklı iseniz değişiklikler işleyişinizi daha az etkileyecektir.
Makalenin orjinaline şu linkten ulaşabilirsiniz http://www.batimes.com/angela-wick/the-business-analyst-s-accountability-in-scope-creep-and-changing-requirements.html