Teknoloji çağındayız ve her şeyin hızlıca devinip değiştiği bir döneme tanıklık ediyoruz. VUCA çağı da denilen bu dönem, alışkın olduğumuz birçok şey gibi çalışma şekillerimizi ve yöntemlerimizi de önemli ölçüde değiştirmemiz konusunda oldukça itici bir güç olmaktadır.
Bu bağlamda yakın zamana kadar teknik bir terim olarak kullanılan ‘Rezilyans’ kelimesi hayatımıza diğer alanlarda da girmeye başladı. Peki, nedir bu rezilyans? Esasında bir maddenin esneyebileceği son nokta olarak tanımlayabiliriz; bir anlamda esneme yeteneği. Psikoloji biliminde ise karşılaşılan bilinmezlik, zorluk ya da engellere karşı hayatta kalma, uyum sağlama ve hatta daha güçlü bir şekilde çıkarak adapte olabilme yeteneklerimizin bütünü diyebiliriz. Diğer bir deyişle ‘Kıvrıl ama kırılma’ anlamına da gelir. Rezilyans yeteneği bambu ağacına da benzetilir; “esneyen bambu direnen meşeden daha güçlüdür”. Buradaki benzetme bambu ağacının yere kadar eğilip esneyebilmesi ancak tekrar eski formuna dönebilmesinden ileri gelir.
Özellikle 2020 yılının ilk çeyreğinde, dünyayı etkisi altına alan pandemi dönemi ve beraberinde getirdiği zorluklar her alanda olduğu gibi iş dünyasında da rezilyans yeteneklerinin çok değerli olmasına ve ön plana çıkmasına neden oldu. Adaptasyon, çalışma hayatımızın en önemli unsuru haline geldi ve süreç, birçok organizasyonu uzaktan çalışma koşullarına hızlı bir şekilde adapte olmaya zorladı. Bu adaptasyon sürecini iyi yöneten ve kendi yapılarına uygun şekilde hayata geçirebilen organizasyonlar en az zararla bu süreçten çıkıp yeni çalışma yöntemleri ve araçlarıyla yollarına devam ediyorlar.
Peki, iş analistliği görevini üstlenenler bu süreçten nasıl etkilendi? Bu konunun, üzerinde düşünmeye değer olduğunu düşünüyorum çünkü iş analistliği büyük oranda iletişime ve tabiri caizse dirsek temasında çalışmaya dayanan bir pozisyondur. Esasında iş analistinin kendisi değişimi tetikleyici ve destekleyici bir konumdadır ve belki bu yönüyle de uzaktan çalışma dönüşümünde ayrı bir rolü olduğunu düşünebiliriz. Yani bu değişime en başta ayak uydurması gereken grup iş analistleridir diyebiliriz. Bu bağlamda IIBA’in tanımlamış olduğu ve bir iş analistinin sahip olması gereken iletişim becerileri, iş bilgisi, analitik düşünme ve problem çözme ile araçları ve teknolojiyi kullanabilme gibi yetkinliklerini tanımlayan model, uzaktan çalışma şartlarında çok daha büyük bir önem kazanmıştır.
İletişim becerileri; özellikle bir organizasyonda yeni olan bir iş analisti için çok kritik bir konu haline gelmiştir. Mevcutta çalışmakta olduğu kurumda uzaktan çalışma sistemine geçen iş analistleri bir nebze daha avantajlı konumda olmakla beraber onlar için de zorlu ve kendilerini farklı konularda geliştirmeleri gereken bir durumla karşılaştılar.
Bulunduğu organizasyonda yeni olan bir iş analistinin bu bağlamda en önemli kaygısı organizasyonun iç dinamiklerini bilmek, hiyerarşiyi anlamak, hangi konularda kimlerle temas etmesi ve nasıl bir iletişim kurması gerektiğini öğrenmek ve paydaşlarını, iç ve dış müşterilerini iyi tanımaktır. Bu anlamda, organizasyon yapısını iyi bilen, sistemi tanıyan ve iyi iletişim kurduğu, yakın temasta çalıştığı bir kişiyi kendine koç olarak belirlemesi ve ilişkilerini inşa ederken bu kişiyi bir anlamda mentor olarak konumlandırması faydalı olacaktır. Hatta bir adım öteye giderek, iletişim ağını daha iyi anlamasını sağlayacak bir ‘mind mapping’ çalışması da yapabilir. Böylece hangi konuları kimlere adreslemesi gerektiğini hızlıca öğrenebilir ve hatta kimlerle hangi çerçevede (formal/informal) iletişim kurması gerektiği konusunda daha iyi bir içgörüye de sahip olabilir. Bunu ne oranda yapabilirse problem çözebilme ve sorunlara karşı aksiyon alabilme hızı ve esnekliği de o oranda artacaktır. Uzaktan çalışma ortamında bunu yapabilmesi için ise iş analistinin, teknolojiyi ve iletişim araçlarını çok iyi kullanması gerekmektedir. Bu madde, bulunduğu organizasyonda yeni olmayan bir iş analisti için de kritik önemdedir. İş analizi tekniklerini etkin bir şekilde kullanabilmesi için gerekirse bulduğu/tasarladığı çözümleri paydaşlarına ya da iş birimlerine sunarken görselleştirebilmek adına, kurumunun kendisine sağlamış olduğu araçları çok iyi kullanabilir durumda olması hatta bunların dışında yeni araçlar bulup bunlarla çalışabilmesi gerekmektedir. Bunun da ötesinde daha iyi ya da ileri seviye araçların kullanımı için gerekirse kendi organizasyonunu da değişime zorlayabilmelidir.
Bu noktada ise iş analistinin sahip olduğu iş bilgisinin önemi çok büyük, zira yaptığı işe teknik ve iş kuralı anlamında ne kadar hakim olur ve bunu da organizasyon içerisinde ne kadar gösterebilirse o kadar saygın bir konuma gelebilir ve organizasyondaki diğer kişilerden de o oranda yardım ve destek alabilir. Bilgi her zaman saygınlık getirdiği gibi organizasyon içerisinde kabul görmeyi de kolaylaştıracaktır. Bu bağlamda iş analisti, parçası olduğu ekibin sahipliğinde bulunan ya da üzerinde çalışmakta olduğu ürünü yani ürününü iyi tanıyor olmalı, işleyen sistemi çok doğru bir şekilde özümsemelidir. Bilgi eksiklerini tamamlamalıdır. Tam da bu noktada uzaktan çalışan bir analist için ‘not almanın önemi’ ortaya çıkıyor. Çok düzenli ve bir ‘repository’ mantığında not almalı ve hatta mümkünse katılmış olduğu toplantıları kaydederek kaçırdığı bir nokta olup olmadığını görmek için tekrar gözden geçirip notlarını güncellemelidir ki bu çalışma zaten iş analizinde mevcutta da kullanılan ve sonraki projeler için yol gösterici nitelikte bir çalışmadır aynı zamanda. Kendisi için de bir rehber görevi görecek ve belli soruları belli kişilere tekrar tekrar sormasının ve zaman kayıplarının önüne geçecektir.
Herkesin bir işi yapış şekli farklılaşmakla beraber tüm bu bahsettiklerimizi etkin bir şekilde yapabilen ya da bu yönde çaba sarf eden bir iş analisti uzaktan da etkin şekilde çalışmanın kendine uygun yöntemlerini geliştirebilir.
Güneş KARA BULUT
Senior Business Analyst at Şekerbank T.A.Ş
Content Writer at BA-WORKS