İş Analizi, ihtiyaçları tanımlayarak ve paydaşlara değer sağlayan çözümler önererek, organizasyon yapısı bağlamında değişimi mümkün kılma pratiğidir. İş analizinin değeri; fayda maliyetinin kavranması, fırsatların belirlenmesi, gerekliliklerin anlaşılması ve organizasyonun modellenmesidir. İş analizinin etkin kullanımı sayesinde, bir kurumun faydaları gerçekleştirmesi ve iş yapma şeklini stratejik, taktiksel ve operasyonel düzeyde geliştirmesi sağlanır. IIBA’in hazırladığı BABOK, değer sağlayacak bir çözüm sunmak için iş analizi görevlerini tanımlayan bir çerçeve sunmaktadır. Bu çerçeve altı farklı bilgi alanı altında gruplanır.

  1. Strategy Analysis (Strateji Analizi)
  2. Requirements Analysis and Design Definition (Gereksinim Analizi ve Tasarımı)
  3. Solution Evaluation (Çözümün Değerlendirilmesi)
  4. Business Analysis Planning & Monitoring (İş Analizi Planlama ve İzleme)
  5. Elicitation and Collaboration (Gereksinimlerin Ortaya Çıkarılması ve İş Birliği)
  6. Requirements Life Cycle Management (Gereksinim Yaşam Döngüsü Yönetimi)

Yukarıdaki her bir başlık, iş analistinin bu görevleri yetkin bir şekilde yerine getirebilmesi için ihtiyaç duyduğu tipik bilgileri, becerileri, çıktıları ve teknikleri açıklar. BABOK’a göre her bilgi alanının girdileri ve çıktıları olmalıdır. Bilgi alanlarının girdileri tamamlanmadan bir alanda çalışmaya başlanmamalı ve tüm çıktılar tamamlanmadan başka bir bilgi alanında işleme başlanmamalıdır.

IIBA’in tanımladığı 6 bilgi alanı içerisinden Strateji Analizi; bir iş ihtiyacı ya da bir talep doğrultusunda ele alınır ve iş ihtiyacı için tasarlanacak çözüm kapsamını belirlememizi sağlar.

Strateji Analizi Nedir?

Strateji analizi, mevcut durumun analiz edilerek iş ihtiyacının ve iş hedeflerinin belirlenme sürecidir. Proje talebinde bulunan iş birimleri bu süreçte çoğu zaman direkt çözüm ile gelmeye meyillidirler. Bu sebeple strateji analizi kısmında öncelikli olarak “neden” bu projeye ihtiyaç duyulduğu sorgulanmalıdır. Temel ihtiyacı bulmaya odaklanarak, projenin yaratacağı değer ortaya çıkarılmalıdır.

Temel ihtiyacı ortaya çıkarırken mevcut yapı da (as is) incelenerek, olması gereken (to be) yapı planlanmalıdır. İhtiyaçlar belirlendikten sonra hangi ihtiyacın dışarıda bırakılacağı ve hangi ihtiyaçlara odaklanılacağı net olarak kullanıcı odaklı bir şekilde belirlenmelidir.

Kullanıcı odaklı yapıyı belirleyebilmek için Kullanıcı (User) adını verdiğimiz var olmayan kişiler üzerinden bir sonuca gidilmeye çalışılmamalıdır. Kullanıcılarımıza, hedef kitlemiz kim sorusuna cevap verecek şekilde temsili kişilikler (Persona) verilmelidir. Bu personaların ihtiyaçları, kullanım bariyerleri, sloganı belirlenerek ihtiyaçlarına yönelik çözümler önceliklendirilmelidir.

Kullanıcı odaklı olmak, sadece tek bir kanaldan mükemmel kullanıcı hizmeti sunmak değildir. Kullanıcılarımıza tüm süreçlerde en iyi deneyimi yaşatmak önemlidir. Bu deneyimi yaşatabilmek için beklentilerini en iyi şekilde anlamamız gerekmektedir. Beklentileri en iyi şekilde karşılamak için de hedef persona doğrultusunda Empathy Map (Empati Haritası), Mind Mapping (Zihin Haritası) gibi yöntemler kullanılabilir.

Tabi ki tüm personaların her ihtiyacının karşılanması mümkün olmayabilir. Bu sebeple LEAN (yalın) davranılarak; ihtiyacın maliyetine, risklerine, iş gereksinimlerine ve yapılabilirliğine göre önceliklendirme yapılmalı, projenin kapsamı belirlenmelidir.

Fayda/Maliyet Analizi

Fayda/Maliyet analizi yaparken, sürecin maliyet ve faydalarının kapsamlı bir listesi oluşturulmalıdır. Bu liste; doğrudan ve dolaylı maliyetler, maddi olmayan maliyetler, fırsat maliyetleri ve potansiyel risklerin maliyetlerini içermelidir. Maliyetleri küçümsememek veya faydaları abartmamak konusunda dikkatli olunmalıdır. Maliyet ve faydaların sonuçları nicel olarak karşılaştırılmalıdır.

Projenin gerçekleştirilmesine karar verme aşamasında uzun vadeli ve büyük projeler için enflasyon, faiz oranı, değişken nakit akışları ve para değeri gibi önemli finansal kaygıları hesaplamakta zorlanılabilir. Bu projelerde Net Bugünkü Değer (NPV) veya İç Getiri Oranı (IRR) gibi hesaplamalar daha başarılı sonuçlar alınmasını sağlayacaktır.

Risk Analizi

Risk analizi; mevcut bir durumun, bir değişimin veya gelecekte yaşanması mümkün olabilecek olumsuzlukların olasılığının değerlendirilmesidir. Belirli bir eylem planının altında yatan belirsizliğin incelenmesidir. Bir projenin başarısının veya başarısızlığının olasılığını hesaplamak ve gelecekteki öngörülemeyen olumsuz etkileri en aza indirgemek için gereklidir. Projenin gidişatını, başarısını ve yaratacağı değeri etkileyecek riskler bulunuyor olabilir.

Bu sebeple, risk analizi devamlı olarak potansiyel tehditlere uyumlu olacak şekilde güncellenmelidir. Bu sayede risklerin yaşanma olasılıkları ve hasar en aza indirilebilir.

Bağlam Şemaları (Business Context)

Her projenin başlangıçta beklenen büyüklüğünün ötesine geçme ihtimali bulunmaktadır. Birçok projede paydaşlar daha fazla gereklilik talep edebilir ya da anlaşılandan daha fazla gereksinimin projede olduğuna inanabilirler. Bu durumlarda da gereksinimlerin artmasına rağmen maliyet ve teslim süresinin değişmeyeceğini düşünebilirler. Bağlam şemaları, projede kapsama dahil olan ve dahil olmayan kısımların somut olarak belirlendiği alandır.

Bağlam şemaları, bir projenin en üst düzey görünüşüdür. Paydaşlar ile anlaşılan kapsamın netleşmesini sağlayarak, projenin büyüklüğünü anlamamızı sağlar. Projenin bir bütün olarak ele alınmasını ve diğer harici birimler (sistemler, veri madenleri, erp vb.) ile ilişkisini tanımlar.

Tüm anlatılan detayları göz önünde bulundurduğumuzda; Strateji Analizi süreçlerine gerekli zaman/kaynak atamalarının yapılarak doğru planlanması, bu süreçlerin etkin yürütülmesi gerekmektedir. İş analiz yolculuğunda dikkat edilmesi ve atlanılmaması gereken önemli noktalardan biridir. Strateji Analizi ile projeleri; daha kullanıcı odaklı, müşterilerin gerçek ihtiyaçlarını yanıtlayabilen ve değer üreten işler çıkartan hale getirmek mümkün olacaktır.

Işıl Doksanbir
BA-Works, İş Analisti